Pomoc panelu

Panel FluxCRM: wszystko, co zrobisz z szansą, w jednym miejscu

Instrukcja dla handlowców i doradców. Od pierwszego logowania do raportów, z obrazkami z prawdziwego panelu.

Pracujesz od góry do dołu: najpierw to, co czeka na odpowiedź, potem zadania, na końcu uzupełnianie braków.

Film: pierwsze kroki w panelu

Dziewięć krótkich scen z prawdziwego panelu (około 45 sekund): od listy „Do odpowiedzi” po tryb demo. Wersja na telefon jest niżej.

Pierwsze logowanie

1. Otwórz adres CRM podany przez administratora i wpisz login oraz hasło. Hasło ma co najmniej 10 znaków.
2. Jeśli konto ma 2FA, wpisz też 6 cyfr z aplikacji uwierzytelniającej (zmieniają się co 30 sekund).
3. Przy pierwszym wejściu panel pokazuje trzy krótkie kroki wprowadzenia. Możesz je pominąć, a wrócić do nich z okna Skróty (?).
4. Sesja trwa 30 dni od ostatniego użycia. Wyloguj w prawym górnym rogu kończy ją od razu.

Panel instaluje się jak aplikacja na komputerze i telefonie. Instrukcja: instalacja aplikacji.

Jak pracować z CRM na co dzień

Dzień zaczynasz na ekranie Teraz, który prowadzi przez plan dnia w trzech krokach. Krok 1. Odpisz i oddzwoń to klienci czekający na naszą odpowiedź, od najdłużej; przycisk Zacznij: jeden po drugim otwiera kartę pierwszego z nich, a Następny przechodzi do kolejnego. Krok 2. Zadania na dziś zbiera zadania z terminem na dziś i zaległe. Krok 3. Posprzątaj pokazuje szanse odłożone na dziś, oferty bez odpowiedzi od ponad 14 dni (zamykasz je jako przegrane z powodem albo jednym kliknięciem jako „To nie lead”) i szanse do uzupełnienia. Gdy krok jest pusty, widzisz przy nim „Zrobione”, a panel podświetla następny. Gdy wszystkie są puste, panel pisze „Na dziś wszystko” i prowadzi do Kanbanu, gdzie widzisz całość. Kanban i Tabela pod planem służą do przeglądu wszystkich szans, nie do codziennej kolejki.

Ekran główny: lista i kanban

Ekran składa się z czterech pasów, od góry:

• Liczby: ile leadów w wybranym zakresie dat, mediana czasu pierwszej odpowiedzi, wygrane, ile osób czeka na nas oraz prognoza przychodu. Znak ? przy kafelku wyjaśnia, jak liczba powstaje.
• Filtry: zakres dat (Od, Do, Dziś, 7 dni, 30 dni, Ten miesiąc), szukajka, opiekun i tag. Link do filtra kopiuje adres z aktualnymi filtrami, żeby wysłać go koledze.
• Przełącznik widoku: Kanban (kolumny etapów) i Tabela (jedna szansa w wierszu, kolumny można ukrywać).
• Przyciski statusu i źródła: W trakcie, Wygrane, Przegrane, Oferty bez odzewu oraz skąd przyszedł lead (poczta, strona www, ręcznie, telefon).

Domyślnie panel ukrywa przegrane i bez odzewu szanse bez ruchu od 30 dni (zaznacz Pokaż archiwum) i szanse odłożone na później (Pokaż odłożone).

Do odpowiedzi

Pasek Do odpowiedzi zbiera szanse, w których klient napisał, a my jeszcze nie odpowiedzieliśmy. Kolor czasu: zielony do 2 godzin, żółty do doby, czerwony dłużej. To jest najważniejsze miejsce w panelu: zacznij dzień od niego.

Skrót f włącza tryb skupienia: panel pokazuje czekających jeden po drugim, bez rozpraszaczy.

Pod paskiem są dwa liczniki pracy:

• Zadania: zadania z terminem na dziś i zaległe.
• Do uzupełnienia: szanse, którym brakuje ważnej informacji (np. telefonu, kwoty, zgody na przetwarzanie). Po kliknięciu zobaczysz listę braków.

Karta szansy

Kliknięcie szansy otwiera kartę. Strzałki < i > (albo klawisze [ i ]) przechodzą do poprzedniej i następnej szansy z bieżącej listy, więc możesz przejrzeć całą kolejkę bez wracania.

Na górze karty:

• Odpowiedz: pole odpowiedzi do klienta.
• Etap i Status: ręczna zmiana (opis niżej).
• Notatka, Zadanie: wpisy wewnętrzne, klient ich nie widzi.
• Scal: łączy dwie szanse tego samego klienta w jedną.
• Opiekun i Przekaż: kto prowadzi sprawę i przekazanie jej koledze z notatką.
• PDF: wydruk karty.

Pod tytułem jest pasek Co dalej: jedno zdanie, co system uważa za następny ruch (np. zadanie na dziś albo odpowiedź dla klienta), z przyciskiem, który to robi.

Lewa kolumna to oś rozmowy: maile, SMS-y, notatki z rozmów telefonicznych i zdarzenia techniczne (te ostatnie są domyślnie ukryte). Prawa kolumna to dane sprawy: treść zgłoszenia, oferty, kontakty i firma, własne pola, zgody RODO, dokumenty, wnioski bankowe i rozliczenia (tam, gdzie instancja ma branżę kredytową).

Odpowiedź do klienta

1. Kliknij Odpowiedz (skrót r) i wpisz treść. Ctrl Enter wysyła.
2. Jeśli instancja ma włączoną kolejkę akceptacji, odpowiedź trafia najpierw do zatwierdzenia. Nic nie wychodzi do klienta, dopóki ktoś nie kliknie Wyślij.
3. Panel potrafi zaproponować szkic odpowiedzi i wolne terminy rozmowy z kalendarza. Szkic zawsze możesz poprawić.
4. SMS wysyłasz z karty z szablonu; wychodzi z telefonu doradcy albo od operatora SMS, zależnie od instancji.
5. Jedną odpowiedź możesz wysłać na dwa kanały naraz (np. mail i SMS): zaznacz Wyślij też pod polem. SMS dostaje skróconą wersję do 160 znaków, którą widzisz w podglądzie i możesz poprawić. Zatwierdzam od razu (konto właściciela lub handlowca) zatwierdza wszystkie wybrane kanały jednym kliknięciem.
6. Pod polem odpowiedzi widać stan każdej wysyłki: w kolejce, zatwierdzone, wysłane albo błąd z przyczyną i przyciskiem Ponów. Dziennik kanałów pokazuje wiadomości z ikoną kanału i filtr po kanale.
7. Na liście (Tabela i Dziś) przycisk Odpisz otwiera szybką odpowiedź bez wchodzenia w kartę; Wyślij teraz zatwierdza ją jednym kliknięciem.

Kanały odpowiedzi i okna czasowe

Notatki, zadania i odłożenie

• Notatka (n): coś, co ma zostać przy sprawie. Zapis rozmowy telefonicznej to Zapisz rozmowę.
• Zadanie (z): co, kiedy i dla kogo. W dniu terminu zadanie pojawia się w liczniku Zadania i w powiadomieniu.
• Odłóż do...: chowa szansę z listy do wybranej daty. Wraca sama, gdy klient napisze.
• Z powiadomienia o zadaniu możesz je odłożyć o 3 dni jednym kliknięciem w link.

Etap i status

To dwa różne pojęcia (szerzej w słowniku):

System liczy oba sam z faktów (wiadomości, oferty, proformy). Ręczna zmiana (e dla etapu, s dla statusu, w wygrana, p przegrana) zawsze ma pierwszeństwo, a wybór auto oddaje decyzję systemowi. Przy przegranej wybierasz powód: dzięki temu raporty pokazują, dlaczego tracimy sprawy. Etapy Umowa i dalsze wymagają kwoty umowy i terminu oddania.

Po wygranej: 7 kroków

Wygrana kończy się dopiero zapłaconą fakturą w KSeF i opinią klienta. Te same kroki wykonujesz przy każdej wygranej szansie.

1. Wygrana z kwotą i usługą. Oznacz szansę jako wygraną (w albo Status: Wygrane). Panel poprosi o kwotę umowy i usługę; możesz je uzupełnić później, a brak trafi na listę „Do sprawdzenia”.

1. Nabywca. Sprawdź NIP, nazwę i adres nabywcy w sekcji Dane klienta. Dla firm panel uzupełnia je z KRS; różnicę względem tego, co wpisałeś, zaznacza do decyzji.

1. Umowa. W sekcji Umowy wybierz szablon i naciśnij Utwórz umowę. Kwota i przedmiot biorą się z wygranej.

1. Harmonogram i proforma. W sekcji Projekt, zakładka Płatności, ustaw raty (Harmonogram płatności i faktury częściowe) i dla pierwszej raty naciśnij Wystaw proformę. Drugiej proformy na tę samą ratę panel nie wystawi bez potwierdzenia.

1. Wpłata. Gdy pieniądze są na rachunku, przy racie naciśnij Oznacz jako zapłacony. Wpłaty z wyciągu bankowego uzgadniamy z przychodem co miesiąc.

1. Faktura w KSeF. Naciśnij Wystaw fakturę, potem Wyślij do KSeF i Sprawdź status KSeF. Gotowe, gdy faktura ma numer KSeF.

1. Odbiór i opinia. W zakładce Zakończenie ustaw status odbioru, a po zakończeniu zapisz ocenę klienta (Ankieta po zakończeniu).

Każda późniejsza zmiana kwoty, terminu albo nabywcy zapisuje się w sekcji Zmiany po wygranej (kto, kiedy, jaka była wartość).

Raz dziennie system szuka wygranych bez umowy, projektu albo harmonogramu oraz faktur i rat bez wygranej szansy. Cel to zero takich pozycji; listę pokaże python -m fluxcrm po-wygranej niespojnosci.

Firmy, osoby i zgody RODO

• W karcie dodajesz firmę i osoby (decydent, księgowa) z rolami. Dane firmy mogą się uzupełnić z rejestrów, jeśli administrator włączył tę funkcję.
• Sekcja Zgody pokazuje, kto, na co i kiedy się zgodził (marketing, przetwarzanie danych, zapytanie do BIK) oraz skąd to wiadomo. Zgodę dopisujesz ręcznie, gdy klient wyraził ją przez telefon albo mailem, i wpisujesz dowód (np. numer nagrania).
• Gdy klient wycofa zgodę, zaznacz wycofanie: szansa zostaje, a system przestaje wysyłać mu marketing.
• Wniosek klienta o jego dane obsługuje administrator: RODO dla klientów.

Jakość danych

• W karcie szansy sekcja Jakość danych pokazuje ocenę 0-100 (kontakt, firma, źródło, budżet, opis, zaangażowanie klienta) i ostrzeżenia: brak telefonu i e-maila, zły albo własny adres, adres jednorazowy, kontakt ze stop-listy, podejrzenie spamu. Poprawienie danych od razu podnosi ocenę. Pokazuje też język, w którym pisze klient, a gdy jest inny niż Twój, przycisk Przetłumacz rozmowę (jeśli administrator włączył tłumaczenie).
• Adres e-mail sprawdzamy przy zapisie: składnię i to, czy domena przyjmuje pocztę (MX). Brak internetu nie blokuje zapisu, adres dostaje wtedy tylko status „niesprawdzony".
• Podpisy z maili klienta: stanowisko, telefon, imię i nazwisko z podpisu pod mailem. Przycisk Dodaj osobę albo Uzupełnij osobę dopisuje tylko puste pola, niczego wpisanego ręcznie nie nadpisuje.
• Załączniki z maili: lista z rodzajem pliku i rozmiarem. Obrazy mają miniaturę (plik jest pobierany z poczty na żądanie), reszta przycisk Pobierz.
• To spam uczy filtr: po kilku decyzjach w każdej grupie nowe szanse podobne do spamu dostają tag podejrzany-spam (niczego nie zamykamy ani nie usuwamy). To spam, adres na stop-listę dopisuje też adres do stop-listy.
• Ustawienia, blok Jakość danych: tygodniowy raport (ile szans bez kontaktu, ze złym adresem, bez firmy, do scalenia), szanse do poprawy od najniższej oceny, stop-lista (adres, domena albo numer: na taki kontakt nie wyślemy maila, a telefon nie zadzwoni do doradców), propozycje scalenia osób z wielu adresów oraz edytowalna lista powodów przegranej.
• Gdy firma szansy ma NIP (albo NIP jest w wiadomościach klienta), Pobierz dane firmy uzupełnia nazwę, adres, REGON, KRS i status VAT z wykazu MF. Gdy firma ma stronę www, Uzupełnij ze strony firmy dopisuje brakujący telefon lub NIP.

Szukanie, widoki i tagi

• / przechodzi do szukajki: szuka po nazwie, firmie, e-mailu, numerze i treści.
• Ctrl K otwiera paletę poleceń: szukanie szans i wszystkie akcje panelu w jednym polu.
• Widoki zapamiętują zestaw filtrów pod nazwą (np. "Moi klienci, Warszawa"). Jeden widok możesz ustawić jako domyślny.
• Tagi dodajesz w karcie, filtrujesz po nich na liście.

Import i akcje masowe

• Import CSV wczytuje kontakty z pliku (też z Excela po polsku). Najpierw pokazuje podgląd i propozycję przypisania kolumn, a dopiero potem zapisuje. Ten sam e-mail nie tworzy drugiej szansy.
• W tabeli zaznacz do 200 szans i wykonaj jedną akcję na wszystkich: status, etap, tag, opiekun albo przegrana.
• Migracja z Pipedrive, HubSpot lub Excela: wczytujemy pliki z eksportu na sucho, a potem właściwie, bez dublowania. Napisz na pawel@fluxlab.pl, a pokażemy, jak przygotować pliki.

Raporty i liczby

Przycisk Raporty otwiera zestawienia: lejek, przychód, przegrane i powody, wąskie gardła, porównanie okresów oraz podział na doradców, źródła i kampanie. Handlowiec z własnym kontem widzi tylko swoje szanse. Właściciel dostaje też miesięczny raport PDF.

Telefon i aplikacja Dzwonek

Na telefonie panel ma dolny pasek: Kanban, Tabela, Zadania, Szukaj.

Nowy lead z numerem telefonu dzwoni na telefon doradcy przez aplikację Dzwonek: najpierw widać produkt i źródło, numer dopiero po naciśnięciu Przyjmij. Instalacja na Androidzie i iPhonie: aplikacja doradcy.

Skróty klawiszowe

Skróty nie działają, gdy piszesz w polu tekstowym.

Konta, role i bezpieczeństwo konta

Własne hasło i 2FA ustawia się razem z administratorem. Przycisk A- i A+ zmienia rozmiar czcionki, Motyw przełącza jasny i ciemny ekran.

Gdy coś nie działa

• Kropka obok nazwy firmy pokazuje stan instancji: zielona to w porządku, żółta to ostrzeżenie, czerwona to awaria. Kliknij ją, żeby zobaczyć przyczyny.
• Importy: wymagają uwagi oznacza, że poczta albo inne źródło nie pobiera nowych wiadomości.
• Panel pokazuje błędy po polsku i podpowiada, co zrobić ("Co zrobić: ..."). Jeśli to nie wystarcza, napisz do administratora instancji lub na pawel@fluxlab.pl i podaj numer szansy oraz godzinę.
• Częste pytania: FAQ. Pojęcia: słownik.