Dokument RODO dla klientów

RODO w FluxCRM: Ty jesteś administratorem, FluxLab podmiotem przetwarzającym

Kto za co odpowiada, jakie dane CRM trzyma, jak obsłużyć wniosek osoby i co wychodzi poza serwer.

Prawa osób obsługujesz z poziomu panelu: dostęp, sprostowanie, usunięcie (anonimizacja), wycofanie zgody.

Wzór informacyjny do weryfikacji prawnej. Dokument opisuje funkcje produktu i podział ról. Nie jest poradą prawną. Umowa powierzenia, polityka prywatności i regulamin są osobnymi dokumentami.

Role

Rola	Kto	Za co odpowiada
Administrator danych	Twoja firma	podstawa prawna, obowiązek informacyjny wobec klientów, decyzje o celach i czasie przechowywania
Podmiot przetwarzający	Paweł Iwanek (FluxLab), ul. Żołnierska 10/36, 20-801 Lublin, NIP 7123336008, pawel@fluxlab.pl	hosting i utrzymanie instancji, środki bezpieczeństwa, pomoc w prawach osób, zgłaszanie naruszeń

Relację reguluje umowa powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Wzór: docs/prawne/umowa_powierzenia.

Jakie dane trzyma CRM

Kategoria	Przykłady	Skąd
Dane kontaktowe	imię i nazwisko, e-mail, telefon, firma, stanowisko	formularz, poczta, telefon, ręczny wpis
Treść korespondencji	początek wiadomości e-mail, SMS-y, notatki z rozmów	skrzynka, telefon doradcy, notatki
Dane handlowe	oferty, kwoty, etapy, zadania, proformy	praca zespołu
Dane z formularza	adres strony, parametry kampanii (UTM), źródło odwiedzin	formularz na stronie
Zgody	rodzaj, data, źródło, treść i dowód zgody	formularz, rozmowa, e-mail
Dane kredytowe (instancje branży kredytowej)	kwoty wniosków, status decyzji banków, powody odmów, dokumenty sprawy	praca doradców
Dane pracowników Administratora	login, imię, rola, adres IP w logach, wpisy audytu	konta użytkowników

Nie przetwarzamy danych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO jako takich, ale dane kredytowe i skany dokumentów mogą zawierać dane o dużym ryzyku (numery PESEL, wysokość dochodów). Dla takich instancji zalecamy wykonanie oceny skutków (wzór: DPIA dla danych kredytowych).

Podmioty pomocnicze

Poniższa lista jest zgodna z kodem produktu. Każdy podmiot jest wymieniony z warunkiem: czy dotyczy zawsze, czy tylko po włączeniu funkcji.

Podmiot	Do czego	Jakie dane	Kiedy	Lokalizacja
OVH SAS	hosting serwera VPS z instancją, kopie na serwerze	całość danych instancji	zawsze	UE (według adresu IP: Polska, do potwierdzenia w panelu OVH)
Anthropic PBC	modele językowe: szkice odpowiedzi, streszczenia, ocena szansy, asystent, przygotowanie rozmowy kredytowej, tłumaczenia tytułów	rozmowa jednej szansy i jej kontekst, na czas zadania	tylko po włączeniu `[tlumaczenie]` i zgodzie Administratora	USA (mechanizm transferu w umowie)
SMSAPI (SMSAPI.pl)	wysyłka SMS do klientów	numer telefonu i treść SMS	tylko gdy `[sms] dostawca = smsapi`	Polska
Google (Google Ireland Limited i Google LLC)	logowanie OAuth do skrzynki Gmail Administratora (IMAP), usługa powiadomień push dla Chrome i Androida	token dostępu do skrzynki, zaszyfrowane powiadomienia	tylko gdy źródłem poczty jest Gmail albo włączone powiadomienia push	UE / USA
Apple, Mozilla, Microsoft	transport powiadomień push do PWA (iPhone, Firefox, Edge)	zaszyfrowany ładunek powiadomienia	tylko po włączeniu powiadomień push w telefonie	USA / UE

Poza tym:

Tailscale jest używany wyłącznie do prywatnego dostępu do wewnętrznej instancji FluxLab. Nie przetwarza danych instancji klientów i nie jest podmiotem pomocniczym dla nich.
Poczta Administratora (Zoho, Gmail, Microsoft, własny serwer) to usługa Administratora: CRM czyta ją przez IMAP tylko do odczytu i nie zmienia wiadomości.
Rejestry publiczne (KRS, CEIDG, biała lista podatników MF, NBP) odbierają tylko numery NIP i KRS firm i są dostępne wyłącznie po włączeniu odpowiedniej funkcji.
Orange Polska i inni operatorzy telefoniczni są dostawcami Administratora: przekazują do CRM SMS-y i dane połączeń na numer firmy.
Monitoring wysyła alerty o stanie instancji (bez danych osobowych) mailem FluxLab.

Zmiany tej listy zgłaszamy z wyprzedzeniem ustalonym w umowie powierzenia.

Lokalizacja danych

Baza i kopie instancji leżą na serwerze VPS u dostawcy OVH w Unii Europejskiej. Poza EOG dane mogą trafić wyłącznie do Anthropic, i tylko wtedy, gdy Administrator włączy funkcje oparte na modelu. Domyślnie nic nie wychodzi poza serwer.

Zgoda na przetwarzanie przez AI

Instancja może wymagać zgody klienta, zanim jego dane przetworzy model językowy. Zgoda jest osobnym zapisem szansy (udziela jej klient w portalu albo wpisuje doradca po rozmowie, ze źródłem i dowodem). Bez zgody trasy modelu dla tej szansy są zablokowane. Klient może cofnąć zgodę w portalu w dowolnej chwili. Każde użycie AI jest opisane i przeglądane w rejestrze przeglądu etycznego, a odpowiedzi przygotowane z pomocą AI mogą nieść informację o udziale AI.

Prawa osób, których dane dotyczą

Prawo	Jak obsłużyć w CRM
Dostęp i kopia danych (art. 15, 20)	właściciel otwiera szansę i wybiera eksport danych osoby (`GET /api/leady/<id>/eksport_rodo`): wszystko, co CRM trzyma o tej szansie, w jednym pliku JSON. Eksport zostawia wpis w audycie
Sprostowanie (art. 16)	edycja danych na karcie szansy i w osobach
Usunięcie, prawo do bycia zapomnianym (art. 17)	anonimizacja szansy poleceniem `fluxcrm retencja` albo na zlecenie, patrz niżej
Ograniczenie przetwarzania (art. 18)	wycofanie zgód na karcie i zamknięcie szansy jako przegranej: dane zostają zapisane, ale zespół nie prowadzi dalszych działań (ustal to w procedurze wewnętrznej)
Sprzeciw i wycofanie zgody (art. 21, 7)	wycofanie zgody na karcie, zapis zostaje jako dowód, że zgoda była i kiedy została cofnięta
Zgłoszenie do organu	informujemy o prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO w klauzuli informacyjnej

Proces: prawo do bycia zapomnianym

Wniosek wpływa do Administratora (albo do FluxLab, który przekazuje go Administratorowi w terminie z umowy powierzenia).
Administrator weryfikuje tożsamość wnioskodawcy i sprawdza, czy nie ma obowiązku dalszego przechowywania (faktura, proforma, spór).
Administrator zleca anonimizację. Operator uruchamia fluxcrm retencja --na-sucho (podgląd) i właściwą anonimizację szansy. Dane osobowe (nazwa, firma, e-mail, telefon, treści wiadomości i załączników, notatki, osoby, tagi, pola) zastępuje skrót i znacznik "Zanonimizowano #id".
Zostają liczby do statystyk (źródło, daty, status, kwoty, wnioski bez treści, atrybucja) oraz dowód zgód. Nie ruszamy proform ani danych rejestrowych firm, bo wynika to z obowiązków księgowych.
Poczta pozostaje na serwerze poczty Administratora: ją usuwa się tam.
Operacja zostawia wpis w audycie (kto, kiedy, ile szans). Odpowiedź wnioskodawcy: do 30 dni od wniosku.

Kopie zapasowe zawierające dane sprzed anonimizacji wygasają zgodnie z retencją kopii (kopie godzinowe 2 dni, dzienne od 14 do 30 dni), więc w pełni znikają po tym okresie, najpóźniej po 35 dniach (także z kopii poza serwerem objętych blokadą niezmienności 30 dni). Odpowiedź operacji „zapomnij” podaje ten dzień w polu znika_z_kopii_do.

W panelu (karta szansy, sekcja „Dane klienta (RODO)”, tylko właściciel) każde żądanie trafia do dziennika z datą żądania i terminem 30 dni. „Eksport czytelny” daje plik HTML albo PDF z danymi osoby (szansa, zdarzenia, wiadomości, pliki, historia zmian), a „Eksport JSON” wersję maszynową. „Zapomnij klienta” wymaga podwójnego potwierdzenia (okno i wpisanie słowa ZAPOMNIJ), przed anonimizacją robi kopię bazy w katalogu kopie_rodo (kopia wygasa po 30 dniach) i zapisuje wykonanie w dzienniku. Rejestr czynności przetwarzania, złożony z konfiguracji instancji (źródła, kanały, podprocesory), pobierzesz przyciskiem „Rejestr czynności (HTML)”.

Retencja

Automatyczna anonimizacja jest domyślnie wyłączona. Włączana sekcją [retencja] instancji: przegrane szanse bez ruchu po 365 dniach, szanse bez kontaktu po 180 dniach (wartości można zmienić, 0 wyłącza regułę). Nigdy nie anonimizuje szans wygranych, z proformą ani z wnioskiem bankowym w toku. Czas przechowywania ustala Administrator zgodnie ze swoim uzasadnionym interesem; zalecamy wpisanie go w polityce prywatności.

Zgody

Zgody (marketing, przetwarzanie, BIK) są zapisywane z datą, źródłem i dowodem, a ostrzeżenie o braku zgody na przetwarzanie włącza się w konfiguracji instancji. Szansa bez zgody trafia do licznika "Do uzupełnienia". Wycofanie zgody nie usuwa zapisu o jej udzieleniu.

Klauzula informacyjna dla formularzy

Wzór do umieszczenia obok formularza kontaktowego na stronie Administratora (wzór do weryfikacji prawnej, uzupełnij pola w nawiasach):

Administratorem Twoich danych jest [pełna nazwa firmy], [adres], [NIP]. Dane z formularza (imię, e-mail, telefon, treść wiadomości) przetwarzamy w celu odpowiedzi na zapytanie i przygotowania oferty (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO), a jeśli wyrazisz zgodę, także w celach marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. a). Dane przechowujemy do czasu załatwienia sprawy i przez [okres] po jej zakończeniu. Odbiorcami danych są dostawcy usług informatycznych, w tym podmiot przetwarzający prowadzący system CRM (FluxLab). Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontakt: [e-mail ochrony danych].

Do zgody marketingowej użyj osobnego, niezaznaczonego domyślnie pola wyboru z treścią: "Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od [firma] drogą elektroniczną i telefoniczną". Wartość tego pola przekazuj w polu zgody.marketing (przewodnik formularza), a CRM zapisze dowód.

Naruszenia ochrony danych

Procedura: FluxLab zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie bez zbędnej zwłoki, w terminie z umowy powierzenia (zalecane 24 godziny od stwierdzenia), tak by Administrator zdążył z notyfikacją do UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO). Zgłoszenie zawiera opis, kategorie i liczbę osób i rekordów, skutki, środki zaradcze i kontakt. Pełna procedura wewnętrzna: dokument "Procedura incydentu 72 h".

Szkolenie użytkowników

Każdy nowy użytkownik CRM powinien przejść krótkie szkolenie RODO (materiał: dokument "Szkolenie RODO dla użytkowników CRM"). Najważniejsze zasady: nie kopiuj danych klientów poza CRM, nie udostępniaj konta, zamykaj sesje na cudzych urządzeniach, zgłaszaj każdy incydent od razu.